Saradnja je ključni element za uspeh kompanije. Nije samo bitno da se posao završi, već i da se poveća zadovoljstvo na radnom mestu i podigne moral zaposlenih. Pročitajte koji su to alati i tehnike za konferencijske pozive koji vam pomažu u maksimiziranju saradnje
Praktični alati za video konferencije olakšavaju profesionalcima da zakazuju, započinju i pridružuju se sastancima. Takođe, nude opcije za četovanje i deljenje ekrana za saradnički rad.
Alati i tehnike za konferencijske pozive
Snimanje
Video pozivi su popularan način komunikacije i saradnje na projektima sa kolegama koji su rasuti širom zemlje ili čak sveta. Međutim, nisu bez svojih frustracija, od tehničkih problema do nedostatka vizuelnih znakova i zamagljenih komunikacija.
Srećom, postoje neki jednostavni koraci koje možete preduzeti da biste vaše video konferencijske pozive učinili produktivnijim i da bi se osećali kao da ste na ličnom sastanku. Od toga da se uverite da je vaša kamera čistai da se nalazite na mirnom mestu, do zatvaranja svih zavesa koje bi mogle da ometaju odsjaj, saveti u nastavku mogu pomoći da vaši virtuelni sastanci budu uspešniji.
Takođe je važno da redovno isključujete mikrofon kada ne govorite, jer šuštanje papira, zvuk iz kancelarije, kucanje ili bilo kakvi pozadinski zvukovi mogu ometati kvalitet zvuka. Dodatno, razmislite o ulaganju u slušalice sa mikrofonom koje će poboljšati kvalitet zvuka i pomoći vam da bolje oponašate lični razgovor eliminisanjem pozadinske buke i poboljšanjem jasnoće glasa.
Belu tablu
Bele table su odličan alat za saradnju na video konferencijskim pozivima. One pomažu da se razjasne diskusije, pomognu pri rešavanju problema i omoguće osobama koje rade na daljinu da učestvuju u sastancima i efikasno sarađuju.
Ključ uspešne sesije virtuelne table je dodavanje relevantnih vizuala. Istraživanja pokazuju da mozak obrađuje vizuale brže i duže ih pamti. Takođe pomaže da zadrži pažnju učesnika, posebno kada se prenosi samo zvučna informacija.
Korišćenje digitalnog alata za belu tablu olakšava kreiranje virtuelnih sesija za brainstorming. Softver za online belu tablu omogućava svim učesnicima video poziva da rade na istom platnu i dele sadržaj u realnom vremenu. Učesnici mogu da uređuju istu tablu, komentarišu, dodaju lepljive beleške, glasaju i još mnogo toga. Neki alati za bele table čak nude opciju dupliranja table ili čuvanja stranice kao šablona za buduću upotrebu. Osim toga, podržavaju učesnike pružajući resurse za pomoć i prečice na tastaturi kako bi ubrzali interakciju sa belom tablom.
Ankete
Video konferencijski pozivi podržavaju virtuelni rad tako što omogućavaju organizacijama da posluju bez fizičkih kancelarija i da angažuju udaljene radnike, istovremeno održavajući ljudske veze među članovima tima. Sastanci putem video poziva takođe olakšavaju članovima tima da sarađuju na projektima sa različitih lokacija, što ubrzava donošenje odluka i poboljšava produktivnost.
Međutim, uprkos praktičnosti video poziva, može biti teško da članovi tima efikasno sarađuju online. Nesavršen kvalitet zvuka i slike, prekidi od obaveštenja i nedostatak izraza lica česte su prepreke za efikasnu saradnju.
Dobra vest je da softveri za video konferencije nude različite alate koji mogu poboljšati produktivnost sastanaka. Na primer, možete koristiti ankete da podstaknete učešće svojih kolega. Ove ankete mogu sadržati različita pitanja, od “Šta biste uradili?” do “Da li biste radije” i mnogo više. Možete kreirati i pokretati ankete tokom sastanaka; rezultati su dostupni u stvarnom vremenu. Čak možete napraviti centralnu biblioteku anketa kako biste ih lako koristili za buduće sastanke.
Četovanje
Video konferencijski pozivi postaju sve češći, ali kao i kod svakog sastanka, ovi pozivi mogu postati neefikasni ako učesnici ne pridržavaju pravilnog poslovnog ponašanja. Nekoliko jednostavnih saveta može pomoći da se poveća produktivnost na konferencijskim pozivima.
Prvo, izaberite tiho i prikladno mesto za poziv. Bilo da ga organizujete kod kuće, u kafiću ili u centralnoj zajedničkoj prostoriji, pronalaženje mirnog okruženja sprečava ometanje kao što su lajanje pasa, glasna muzika ili čak drugi učesnici koji govore preko vašeg glasa tokom sastanka.
Još jedan važan savet je da budete tačni. Tačnost je jednako važna i na virtuelnim sastancima kao i na licu mesta, a dolazak ranije će vam omogućiti da testirate svoj mikrofon i video kameru pre početka sesije kako bi se eventualni problemi brzo rešili. Takođe ćete imati vremena da dočekate učesnike kako se pridružuju sastanku i izbegnete gubljenje vremena obavezom za izvinjenje. Upotreba opcije za četovanje tokom sesije je takođe dobra ideja za komunikaciju bilo kakvih problema ili pitanja.
